Politique
de confidentialité
PRÉAMBULE
Cette politique encadre la gestion et la protection des renseignements confidentiels au sein de l’organisme. Elle s’applique à toute personne en lien avec l’organisation (employés, administrateurs, bénévoles, partenaires et clientèle).
Elle vise à:
- Protéger la vie privée et les renseignements personnels;
- Encadrer les échanges d’information;
- Assurer la protection des informations sensibles (données, stratégies, finances, etc.).
POLITIQUE
Engagements de l’organisme
L’organisme s’engage à:
- Assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels;
- Recueillir uniquement les informations nécessaires;
- Mettre en place des mesures de protection adéquates;
- Traiter les plaintes de manière confidentielle tout en s’assurant d’en faire état au conseil d’administration et aux dirigeants afin que les situations soient connues;
- Agir avec transparence et conformément aux lois en vigueur.
Normes de discrétion
Toute personne doit:
- Respecter la vie privée;
- Ne pas divulguer d’informations confidentielles;
- Limiter les échanges d’information au strict nécessaire;
- Agir avec jugement et discrétion en tout temps.
Une information confidentielle est toute information non publique liée aux activités, aux personnes ou au fonctionnement de l’organisme.
Échange d’information, tenue de dossier et mesures de sécurité
À l’externe
Les informations ne doivent pas être partagées, sauf si nécessaire pour réaliser une intervention.
Dans ce cas :
- Valider l’identité du demandeur;
- Limiter les informations transmises.
À l’interne
- Privilégier des lieux appropriés (ex. bureau fermé);
- Éviter les discussions dans des espaces publics;
- Protéger la confidentialité des échanges (incluant au téléphone).
Gestion des dossiers et sécurité
- Consigner uniquement des informations pertinentes et factuelles.
- Conserver les documents dans des lieux sécurisés.
- Détruire les documents confidentiels de façon sécuritaire à la fin de leur période de conservation.
Procédures de conservation et de destruction des dossiers confidentiels
- Conserver les dossiers fermés en un lieu sûr dans le respect des normes de l’organisme;
- S’assurer que les dossiers « physiques » confidentiels fermés sont déchiquetés à la fin de la période de conservation applicable.
Durées de conservation (exemples):
- Finances et paie: 10 ans
- Dossiers RH et opérationnels: 3 à 5 ans
Modalités d’application
La direction est responsable de l’application de cette politique.
Toutes les personnes assujetties à la présente politique doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci.
Tout manquement peut entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au congédiement.
Renseignements personnels
Peuvent inclure notamment :
- Nom, coordonnées, âge;
- Informations financières ou médicales;
- Données numériques (courriel, adresse IP, etc.).
Renseignements personnels
Peuvent inclure notamment :
- Nom, coordonnées, âge;
- Informations financières ou médicales;
- Données numériques (courriel, adresse IP, etc.).
Exemples de mise en application
- Toutes demandes de coordonnées d’une autre personne (client, employé, etc.) doivent être refusées. Il est toutefois possible de contacter la personne visée afin de lui transmettre les coordonnées de la personne qui tente d’entrer en contact avec cette dernière.
Ex. : Un client mentionne avoir apprécié la qualité du cours du moniteur de son enfant et souhaite obtenir les coordonnées de l’employé afin de se prévaloir de cours privés.
- Un employé ne peut pas faire de copie d’informations confidentielles ou de renseignements personnels (photocopie, clé USB, enregistrement sur un ordinateur personnel; ni même sur un ordinateur de bureau [outre pour les besoins de son travail dans ce dernier cas).
- L’employé doit remettre les documents de l’organisme qu’il détient:
- Dès qu’ils ont été utilisés pour les fins auxquelles elles étaient destinées;
- Suivant la fin de son emploi.
- Les documents contenant des informations confidentielles ou des renseignements personnels ne doivent pas être laissés sans surveillance ou disposés permettant à autrui de les consulter.
- Exemple à proscrire: Afficher la liste des participants à une activité comprenant des informations confidentielles.
- L’employé doit faire preuve de vigilance même en situation de télétravail. Il doit s’assurer que:
- Personne ne puisse être témoin d’une conversation téléphonique.
- Les informations confidentielles et renseignements personnels ne soient pas accessibles ni à la vue d’autres individus.
Règles spécifiques
- Les employés ne peuvent utiliser les données à des fins personnelles ou externes.
- Aucun document confidentiel ne doit être copié ou conservé à l’extérieur sans autorisation.
- Les documents ne doivent jamais être laissés sans surveillance.
- En télétravail, des mesures doivent être prises pour assurer la confidentialité.
Vos droits
Nous nous engageons à vous offrir un droit d’opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels.
Le droit d’opposition offre la possibilité aux internautes de refuser que leurs renseignements personnels. Il est entendu que les internautes peuvent demander à ce que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.
Droit d’accès
Nous nous engageons à reconnaître un droit d’accès et de rectification aux personnes concernées désireuses de consulter, modifier, voire radier les informations les concernant. L’exercice de ce droit se fera via la Responsable de la protection des renseignements personnels.
Carine Poulin
Gestionnaire
📧 cpoulin@sopiar.org